Personalgespräche

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Da die Mitarbeiter eines Unternehmens ausschlaggebend für dessen Erfolg sind, können sie als diejenige Ressource betrachtet werden, in die es sich zu investieren lohnt. Kaum etwas ist wichtiger im Umgang mit seinen Mitarbeitern, als im regelmäßigen Abstand intensive Personalgespräche durchzuführen. Das Durchführen solcher Mitarbeitergespräche gehört zu den wichtigsten Werkzeugen der Personalführung. Das Ziel ist es, im Kontakt mit den Mitarbeitern zu stehen, ein vertrauensvolles Verhältnis aufzubauen und nicht den Überblick zu verlieren über das, was im Unternehmen wirklich vor sich geht. Das Gespräch soll den Informationsaustausch zwischen der Führungsebene und jedem einzelnen Mitarbeiter gewährleisten und kann darüber hinaus dazu dienen, Konflikte zu lösen oder die Produktivität und Motivation der Arbeitnehmer zu steigern.

Personalgespräche können in den unterschiedlichsten Formen auftreten: So fällt die jährliche Bestandsaufnahme ebenso unter den Oberbegriff „Personalgespräch“, wie ein Kündigungsgespräch, eine Gehaltsverhandlung oder ein Beurteilungsgespräch außerhalb der üblichen Jahresfrist. Im optimalen Fall sollte ein Mitarbeitergespräch alle relevanten Themen, die den Arbeitsalltag betreffen, behandeln und sowohl dem Vorgesetzten als auch dem Mitarbeiter die Möglichkeit zu offenem Feedback geben. Ein Personalgespräch muss und sollte nicht nur durchgeführt werden, wenn es Probleme gibt und die Arbeitsweise eines Mitarbeiters kritisiert werden muss. Ebenso kann ein solches Gespräch dazu genutzt werden, Lob und Vertrauen gegenüber dem Mitarbeiter und seiner Arbeit auszusprechen, ihn zu motivieren oder gemeinsam über mögliche Veränderungen nachzudenken.

Nicht nur von Seite der betreffenden Mitarbeiter, die bei Personalgesprächen oft Kritik erwarten, sondern auch von Seite der Geschäftsführung wird einem Mitarbeitergespräch oft eher negativ gegenübergetreten. Generell sind Personalgespräche nicht sehr beliebt. Dies zu ändern ist jedoch wichtig, bieten diese Art der Gespräche doch viele Vorteile für die einzelne Person und das Unternehmen. Um diese Vorteile tatsächlich nutzen zu können, ist eine optimale Vorbereitung und Führung des Gespräches enorm wichtig.

Derjenige, der das Personalgespräch initiiert – also meist eine Führungskraft des Unternehmens – ist dafür verantwortlich, das Gespräch inhaltlich und formal vorzubereiten und in die richtigen Bahnen zu lenken. Eine solche Vorbereitung beginnt schon lange vor dem eigentlichen Gesprächstermin: So sollte der betreffende Mitarbeiter mindestens eine bis zwei Wochen vor dem Personalgespräch über dieses informiert werden, um genügend Zeit zu haben, sich an den Gedanken zu gewöhnen und seine freiwillige Einwilligung zu formulieren. In einem zweiten Schritt ist die intensive inhaltliche Vorbereitung für den Gesprächsführenden ein Muss. Nicht nur über den betreffenden Mitarbeiter muss die Führungskraft bestens informiert sein, sondern auch über die relevanten Gesprächsthemen, die Faktenlage und das anzustrebende Ziel des Gespräches. Wichtig dabei ist es, sich nicht nur Kritikpunkte, sondern auch Lob und konstruktive Anregungen vorab zu überlegen und im besten Fall auszuformulieren, um ein angenehmes Gesprächsklima zu fördern.

Im Gespräch selber gibt es verschiedene Dinge zu beachten: Wenn es sich um ein Vier-Augen-Gespräch handelt – was in den meisten Fällen eintrifft – ist es wichtig, dass sich der Mitarbeiter wohl fühlen kann und nicht das Gefühl bekommt, in eine Prüfungssituation geraten zu sein. Dies kann durch einfache Mittel erreicht werden, wie beispielsweise, das Gespräch an einem runden Tisch abzuhalten, sodass es nicht zu einer frontalen Konfrontation kommt. Wichtig ist es ebenso, das Gespräch nicht außerhalb der Arbeitszeiten des Mitarbeiters abzuhalten und genügend Zeit einzuplanen. Auch sollte es im vertraulichen Rahmen, also optimalerweise zwischen zwei Personen in einem ruhigen, von den Blicken anderer abgeschirmten Raum stattfinden. Für den Gesprächsführenden gibt es viele Dinge zu beachten: So sollten die Fragen, die Kritikpunkte, aber auch das Lob an bzw. über den Mitarbeiter klar formuliert und strukturiert sein, auf mögliche Gegenfragen sollte stets geantwortet werden. Ebenso wichtig, wenn nicht sogar wichtiger, ist es, dem Mitarbeiter genügend Zeit zu geben, eine eigene Meinung zu formulieren sowie sein Feedback an die Gesprächsführung loszuwerden. Ein respektvoller Umgang mit den Mitarbeitern ist die Grundlage für ein angenehmes und offenes Gesprächsklima. Auch die Mimik und Gestik spricht oft Bände und kann von dem Mitarbeiter verschiedentlich analysiert und interpretiert werden.

Wie sich zeigt, gibt es bei einem Personalgespräch zahlreiche Dinge, die beachtet werden wollen, damit das Gespräch letztlich sowohl für den Mitarbeiter als auch für die Führungsebene eines Unternehmens zufriedenstellend verläuft. Um ein solches Gespräch optimal vorbereiten und führen zu können, ist es für viele – vor allem in dem Bereich noch ungeübte – Führungskräfte sinnvoll, sich durch entsprechende Coachings weiterzubilden. Coachings im Bereich der Personalführung können konkrete Instrumente liefern, die dazu dienen, sich angemessen im Mitarbeitergespräch zu verhalten. Um seine Verantwortung als Führungskraft wahrzunehmen, ist es in vielen Fällen sinnvoll, zunächst an sich selber zu arbeiten, um seinen Mitarbeitern in einem zweiten Schritt selbstbewusst und fair gegenüber treten zu können.